PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

CINE SUNTEM ȘI CARE ESTE CADRUL DE PRELUCRARE A DATELOR PERSONALE 

CLAIM EXPERT SERVICES SRL, cu sediul în București, Str. Săgeții, nr. 2, Sector 2; Telefon: 021.777.96.60; https://www.claimexpert.ro; e-mail: office@claimexpert.ro; adresa de e-mail a Responsabilului pentru Protecția Datelor: dpo@www.claimexpert.ro, este operator de date cu caracter personal în cursul și pentru realizarea activității sale legitime de afaceri, în principal pentru constatarea și evaluarea daunelor aferente contractelor de asigurare încheiate de membrii grupului din care facem parte, Vienna Insurance Group – VIG. 

CLAIM EXPERT SERVICES, în calitate de operator de date personale, colectează date în multe modalități și pe mai multe căi: atunci când ne contactați pe email sau telefonic, atunci când ne vizitați website-ul, atunci când angajatorii dvs. încheie cu noi contracte sau atunci când întrebări sau sugestii, pentru a răspunde acestora. Colectăm date și atunci când ne vizitați la unul din sediile noastre, precum și atunci când ne transmiteți CV-uri sau cereri de angajare. 

Deși prezenta Politică se referă în primul rând la situația în care acționăm ca operator, vă informăm că CLAIM EXPERT SERVICES deține de asemenea calitatea de împuternicit pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, în special în numele și pentru alte companii din grupul din care facem parte, Vienna Insurance Group – VIG. Într-o asemenea situație, ne conformăm strict instrucțiunilor primite de la operatorul de date respectiv. 

CLAIM EXPERT SERVICES se asigură că respectă legislația națională și europeană privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR). 

CE DATE PERSONALE PRELUCRĂM 

CLAIM EXPERT SERVICES informează în mod specific persoanele vizate cu privire la datele personale colectate și prelucrate în fiecare caz în care se întâmplă acest lucru (de exemplu, la transmiterea unei solicitări sau a unui răspuns la vreo solicitare, la încheierea unui contract, la recepționarea unui CV etc.). 

De pildă, în cazul în care ne transmiteți o solicitare prin intermediul site-ului sau direct pe adresa de e-mail office@claimexpert.ro, vom colecta date personale privind: adresa de e-mail si datele de contact ale persoanei sau ale reprezentantului companiei care ne contactează, incluse în solicitare (exemplu: nume, prenume, număr de telefon). 

DE CE ȘI CUM FOLOSIM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL 

Datele dvs. cu caracter personal sunt folosite pentru a ne derula activitatea principală de constatare și evaluare a daunelor aferente contractelor de asigurare încheiate de membrii grupului din care facem parte, Vienna Insurance Group – VIG, precum și activitățile conexe acesteia, ca și pentru a da curs cererilor formulate de autoritățile competente care supraveghează și reglementează această activitate. 

Prelucrăm date pentru a vă oferi dvs. serviciile și informațiile pe care le solicitați. 

Prelucrăm de asemenea date cu caracter personal și pentru a asigura securitatea spațiilor în care ne derulăm activitatea, a bunurilor pe care le folosim în acest scop, siguranța angajaților noștri și a datelor și informațiilor pe care le gestionăm.  

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate prin colectare, înregistrare, organizare, stocarea, modificare, consultarea, utilizare, divulgare prin transmitere, punere la dispoziție, combinare, restricționare, ștergere, distrugere ș.a.m.d. Datele dvs. cu caracter personal nu fac obiectul unui proces decizional automatizat (inclusiv profilare). Datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare. 

ÎN CE TEMEI PRELUCRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL 

CLAIM EXPERT SERVICES prelucrează date personale bazându-se cel puțin pe unul din temeiurile legale enumerate mai jos: 

1. a) Consimțământul – În cazul în care nu se aplică vreun alt temei de legalitate al prelucrării prevăzut mai jos, CLAIM EXPERT SERVICES obține consimțământul persoanei vizate pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.
2. b) Executarea/Încheierea unui contract – Prelucrarea este necesară pentru încheierea și/sau executarea de către CLAIM EXPERT SERVICES a unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract.
3. c) Obligație legală – Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine CLAIM EXPERT SERVICES.
4. d) Interes legitim – Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de CLAIM EXPERT SERVICES sau de o parte terță, în condițiile legii. De pildă, în cazul încheierii și derulării unui contract cu angajatorul dvs., CLAIM EXPERT SERVICES are un interes legitim de a prelucra datele dvs. ca reprezentant al cocontractantului său.
5. e) Interes vital – Prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice.
6. f) Interes public – Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul.

În cazul categoriilor speciale de date cu caracter personal, CLAIM EXPERT SERVICES se raportează la prevederile legale aplicabile pentru a asigura întotdeauna un temei legal valabil pentru prelucrare. 

CUI TRANSMITEM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL 

Este posibil ca datele dvs. cu caracter personal să fie transmise unor terți – autorități competente, prestatori de servicii, firme de contabilitate și audit etc. – precum și altor companii din grupul din care facem parte, Vienna Insurance Group – VIG.  

Ori de câte ori facem acest lucru, ne asigurăm că există o justificare temeinică, că vom transmite doar datele strict necesare pentru realizarea scopului transmiterii și vom încerca să ne asigurăm că destinatarul asigură un standard înalt de protecție a datelor cu caracter personal. 

În principiu, nu transferăm în calitate de operator date personale în afara UE și SEE. Transferul de date cu caracter personal către o organizație internațională sau către un stat terț față de UE și SEE (SEE include atât UE, cât și Islanda, Liechestenstein și Norvegia) poate avea loc numai dacă organizația sau statul respectiv, către care se intenționează a se efectua transferul, pot să asigure un nivel de protecție adecvat conform cerințelor din GDPR. Transferul de date către o organizație internațională  sau către un stat a cărui legislație nu prevede un nivel de protecție adecvat, recunoscut printr-o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană, este posibil numai dacă există garanții suficiente cu privire la protecția drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate și cu condiția să existe drepturi opozabile și căi de atac efective la dispoziția persoanelor vizate. Aceste garanții se stabilesc de CLAIM EXPERT SERVICES, cu respectarea GDPR, în contracte/acorduri încheiate cu furnizorii/prestatori de servicii către care se realizează transferul datelor sau în alte modalități legale, de la caz la caz. 

CÂT TIMP ȘI CUM PĂSTRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL 

Toate documentele care conţin date cu caracter personal se înregistrează şi urmează regulile de păstrare, prelucrare, multiplicare, transport, transmitere, distrugere şi arhivare stabilite prin legislația aplicabilă cu privire la arhivare şi prin proceduri interne. 

Păstrăm datele dvs. cu caracter personal doar atât timp cât ne sunt necesare sau cât prevede legislația în vigoare. În tot acest timp, ne asigurăm că datele sunt păstrate în siguranță, iar, în cazul unor breșe de securitate, suntem pregătiți să aplicăm toate măsurile tehnice, organizatorice și legale pentru a limita consecințele posibile și a informa ANSPDCP, precum și persoanele vizate, dacă există riscuri pentru acestea. 

În măsura posibilului, vom anonimiza datele care nu ne mai sunt necesare într-o manieră care să permită identificarea persoanelor vizate sau aplicăm pseudonimizarea pentru a limita riscurile cu privire la datele personale prelucrate. 

CE DREPTURI AVEȚI CU PRIVIRE LA DATELE DVS. PE CARE LE PRELUCRĂM 

Dreptul de acces la date 

Orice persoană vizată are dreptul de a obține de la CLAIM EXPERT SERVICES, atunci când acestea acționează în calitate de operator, la cerere și în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu prelucrate de aceasta, iar în caz afirmativ, se vor furniza informațiile referitoare la: scopurile prelucrării; categoriile de date vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari ale datelor, în special destinatari din țări terțe sau organizații internaționale, precum și garanțiile adecvate oferite în cazul unui astfel de transfer de date; acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizează că vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă; existența dreptului de a solicita CLAIM EXPERT SERVICES rectificarea sau ștergerea datelor ori restricționarea prelucrării lor sau a dreptului de a se opune prelucrării; dreptul de a depune o plângere în fața ANSPDCP; dacă datele nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informații disponibile privind sursa acestora; existența unui proces decizional automatizat, inclusiv profiling, precum și informații pertinente privind logica utilizată, semnificația și consecințele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată. 

Dreptul la rectificare 

Persoana vizată are dreptul de a obține de la CLAIM EXPERT SERVICES, în calitate de operator de date, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. 

Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoana vizată are dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare. 

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) 

Persoana vizată are dreptul de a obține ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar CLAIM EXPERT SERVICES va avea obligația de a șterge datele fără întârzieri nejustificate în cazul în care: 

1. a) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
2. b) persoana vizată își retrage consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea și nu mai există niciun alt temei legal pentru prelucrare;
3. c) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
4. d) persoana vizata își exercita dreptul la opoziție in condițiile GDPR;
5. e) datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale a operatorului;
6. f) datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de informații ale societății informaționale către copii în condițiile GDPR.

CLAIM EXPERT SERVICES , în calitate de operator de date, poate refuza cererea de ștergere a datelor in următoarele condiții: 

1. a) prelucrarea este necesară pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;
2. b) prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale aplicabile operatorului;
3. c) prelucrarea este necesară pentru rațiuni ținând de interesul public în domeniul sănătății publice, în condițiile restrictive impuse de GDPR;
4. d) prelucrarea este necesară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în condițiile GDPR, în măsura în care exercitarea dreptului poate face imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective;
5. e) prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Dreptul la restricționarea prelucrării 

Persoana vizată are dreptul de a obține din partea CLAIM EXPERT SERVICES, în calitate de operator de date, restricționarea prelucrării în următoarele cazuri: 

1. a) persoana vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea datelor;
2. b) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
3. c) CLAIM EXPERT SERVICES nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar ele sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
4. d) persoana vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

Persoana vizată care a obținut restricționarea prelucrării este informată de către CLAIM EXPERT SERVICES înainte de ridicarea restricției de prelucrare. 

Dreptul de opoziție 

Persoana vizată are dreptul față de CLAIM EXPERT SERVICES : 

1. a) de a se opune în orice moment, din motive legate de situația sa particulară, ca datele care o vizează să facă obiectul unei prelucrări întemeiate pe interesul public sau pe interesul legitim. În caz de opoziție, prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză decât dacă există motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra drepturilor persoanei vizate sau dacă scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
2. b) de a se opune în orice moment, în mod gratuit și fără nici o justificare, ca datele care o vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct, inclusiv in ceea ce privește crearea de profiluri in acest scop.

Dreptul la portabilitatea datelor 

Persoana vizată are față de CLAIM EXPERT SERVICES. dreptul de a primi – într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat – datele cu caracter personal care o privesc și pe care le-a furnizat către Societate și de a le transmite către un alt operator în cazul în care: a) prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract; și b) prelucrarea este efectuată prin mijloace automate. 

În exercitarea dreptului său la portabilitatea datelor, persoana vizată are dreptul ca datele sale să fie transmise direct de la CLAIM EXPERT SERVICES la alt operator atunci când acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic. 

Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate (inclusiv profiling) 

În acest sens, persoana vizată are față de CLAIM EXPERT SERVICES dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate numai pe procesare automată (incluzând profiling-ul) și care să producă efecte legale față de persoana vizată sau care să o afecteze în mod semnificativ. 

Acest drept nu se va aplica în următoarele situații de excepție, în care decizia automată: 

1. a) este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între persoana vizată și CLAIM EXPERT SERVICES;
2. b) este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică CLAIM EXPERT SERVICES și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale persoanei vizate; sau
3. c) are la bază consimțământul explicit al persoanei vizate.

În situațiile de la literele a) și c), CLAIM EXPERT SERVICES are obligația de a implementa măsurile corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale persoanei vizate, cel puțin dreptul acesteia de a obține intervenție umană din partea operatorului, de a-și exprima punctul de vedere și de a contesta decizia. 

Dreptul de a-și retrage consimțământul 

În cazul în care prelucrarea datelor se bazează de consimțământul dvs., aveți posibilitatea de vă retrage consimțământul, caz în care vom înceta de îndată prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. Retragerea consimțământului nu va avea efecte asupra prelucrărilor de până în acel moment. 

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, vă rugăm să contactați Responsabilul pentru Protecția Datelor CLAIM EXPERT SERVICES, la adresa de email dpo@claimexpert.ro sau prin transmiterea unei solicitări la adresa București, Str. Săgeții, nr. 2, Sector 2. 

Dreptul de a se adresa justiției și/sau ANSPDCP 

Persoana vizată ale cărei date personale sunt prelucrate în calitate de operator de CLAIM EXPERT SERVICES  și dacă apreciază că prelucrarea datelor sale este făcută cu încălcarea GDPR are: 

318. a) dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), sediu: București, Bdul Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1; Telefon: 318.05.92.11, Fax: 318.05.96.02; email: anspdcp@dataprotection.ro, website: dataprotection.ro);
319. b) dreptul de a formula acțiune în justiție.